Wdrożenie systemu ERP w przedsiębiorstwie to złożony proces – jego przebieg zależy od różnych czynników i w każdej firmie może przebiegać inaczej. Kilka kwestii jest pewnych. Wdrożenie nowego oprogramowania to inwestycja czasu i pieniędzy, dlatego kolejne działania nie mogą być przypadkowe. Przedsiębiorca od początku powinien wiedzieć, czego się spodziewać.
Analiza sytuacji – pierwszy krok do wdrożenia ERP
Do stworzenia planu działań niezbędna jest analiza sytuacji firmy. Jak zaplanować wdrożenie systemu ERP w przedsiębiorstwie? Pod uwagę trzeba wziąć podstawowe aspekty, takie jak wielkość, branża, procesy biznesowe, styl zarządzania, a następnie zagłębić się bardziej szczegółowo w warunki panujące w przedsiębiorstwie. Należy uwzględnić mocne i słabe strony różnych obszarów działalności firmy, prześledzić techniczne i kadrowe możliwości, zatrzymać się na dłuższą chwilę przy problemach i wyzwaniach, uwzględnić sytuację na rynku oraz omówić bliższe i dalsze kierunki rozwoju. W ten sposób osoby odpowiedzialne za wdrożenie systemu ERP (ewentualnie we współpracy ze specjalistami z zewnętrznej firmy) są w stanie wyznaczyć kierunek, w którym należy podążać.
Analiza aktualnej kondycji przedsiębiorstwa pozwoli prześledzić procesy i znaleźć te, które działają najmniej efektywnie. Podczas takiej kontroli nie należy skupiać się tylko na jednym obszarze, a korzystać z wiedzy i doświadczenia pracowników ze wszystkich działów. Jedną z możliwości jest przeprowadzanie konsultacji, aby zaangażować cały zespół. Przedsiębiorstwo działa jako całość i nie wolno skupiać się wyłącznie na jednym problemie. Celem wdrożenia systemu ERP w firmie jest kompleksowe usprawnienie pracy – dlatego do sprawy nie należy podchodzić wybiórczo, tylko patrzeć na przedsiębiorstwo jako na całość.
Po przeprowadzeniu analizy pozostaje podjąć decyzję o wyborze dostawcy oprogramowania ERP. Pamiętajmy, że współpraca z taką firmą będzie trwać długi czas, często także po procesie wdrożenia, w ramach wsparcia. To kolejna decyzja, której nie można podejmować przypadkowo – kluczem do sukcesu jest zaufanie, potwierdzone doświadczeniem, dobrymi opiniami i sukcesami.
Pierwszy etap – analiza
Kiedy dostawca oprogramowania zostanie już wybrany, czas na kolejną analizę. Tym razem będzie ona bardziej konkretna, ponieważ dostawca we współpracy z pracownikami przedsiębiorstwa weryfikują ogólny zarys, podejmują decyzje oraz wyznaczają precyzyjne cele i drogi ich realizacji. Jest to też czas na opracowanie harmonogramu wdrożenia oraz budżetu, który przedsiębiorstwo przeznaczy na ten proces.
Kolejny etap – rozpoczęcie prac i pierwsze testy
Kiedy najważniejsze decyzję zostaną podjęte, dostawca oprogramowania ERP może rozpocząć prace nad stworzeniem najlepszego możliwego projektu. Jak powinno to działać? Przede wszystkim ważna jest współpraca z przedsiębiorstwem, aby osoby odpowiadające za wdrożenie wiedziały, na jakim etapie jest proces. Tworzenie rozwiązania ERP dla danej firmy warto podzielić na mniejsze etapy. To pozwala na elastyczność – reakcję na kolejne propozycje oraz opcje zmian i modyfikacji. Poprawki na tym etapie nie są tak pracochłonne, jakby to było w przypadku ostatecznego produktu. Decyzje dotyczące poszczególnych aspektów najlepiej konsultować więc na bieżąco, a kolejne prace podzielić na mniejsze etapy, aby dać sobie większą przestrzeń do potencjalnych zmian.
Etapy budowy i systemu ERP
Wcześniejsze etapy były przygotowaniem przed właściwym rozpoczęciem wdrożenia. W fazie budowy powstają konkretne narzędzia i rozwiązania, wprowadzane są kolejne parametry i funkcjonalności, a istniejące dane transferowane do systemu. Zespół wdrożeniowy ze strony klienta również bierze udział w tej fazie prac. Ich zadaniem są ostateczne testy różnych elementów sytemu, które mają potwierdzić użyteczność oprogramowania ERP dla firmy. Wszyscy uczestnicy projektu w tym momencie mają jeszcze okazję do zgłaszania i wprowadzania zmian. Testy zespołu wdrożeniowego mają potwierdzić, czy zostały spełnione założenia stawiane przed systemem ERP. Dopiero po stwierdzeniu, że narzędzie spełnia oczekiwania, zostaje uruchomione.
Uruchomienie oprogramowania ERP
Dobrze skonstruowane narzędzie to połowa sukcesu – dla pełnego efektu niezbędne są szkolenia dla pracowników. Mają one formę zarówno zajęć grupowych, jak i szkoleń stanowiskowych, które są przeznaczone dla tych, którzy mają specyficzne zadania. Szkolenia przeprowadzone przez dostawcę oprogramowania ERP mają przygotować kadrę do poruszania się w nowym środowisku. Na tym etapie pracownicy zapoznają się z funkcjonalnościami systemu. Szkolenia powinny polegać na prezentacji teorii oraz ćwiczeniach praktycznych – wszystko po to, aby pracownicy wiedzieli, jak samodzielnie korzystać z ERP.
Co po wdrożeniu? Opieka powdrożeniowa
Współpraca między klientem a dostawcą nie kończy się w chwili uruchomienia nowego systemu. Przedsiębiorstwo kontynuuje współpracę, na wypadek problemów, awarii, a także po to, by dbać o aktualność oprogramowania. Możliwe są też modyfikacje istniejącego systemu, jeśli jest taka konieczność.