Z oprogramowania ERP korzystają setki firm. Tego typu system służy do zarządzania zasobami i procesami w kluczowych obszarach działalności przedsiębiorstwa. Oprogramowanie ERP pomaga zorganizować księgowość i finanse, budżetowanie i raportowanie, produkcję i sprzedaż, obieg dokumentów, magazyny razem z ich obsługą, a także kadry i płace. To rozwiązanie dla firm każdej wielkości, które rozwijają się w różnych branżach.
Co wyróżnia system do planowania zasobów w przedsiębiorstwie, czyli Enterprise Resources Planning, na tle innych rozwiązań? Jego podstawowa cecha to oparcie pracy na jednej bazie danych. Dzięki temu zmiany w jednym obszarze są widoczne dla użytkowników, którzy zajmują się pracą w innych działach. W praktyce system ERP pozwala na skuteczną komunikację w przedsiębiorstwie oraz oszczędza czas i ludzkie zasoby.
Rozpocznij transformację swojej firmy z ERP ‒ pierwsze kroki
Wdrożenie danego systemu ERP w firmie to wybór na co najmniej kilka lat – wymaga więc odpowiednich przygotowań, finansów oraz zaangażowania nie tylko kadry kierowniczej, ale i pozostałych pracowników. W fazie przygotowania wdrożenia systemu ERP pierwsze pytanie powinno brzmieć: jaki cel ma moja firma? Inne potrzeby ma przedsiębiorstwo produkcyjne, a inne wyzwania stoją przed sprzedawcami. Każda z firm może mieć inne wymagania, lecz kiedy zostaną one jasno określone, da się położyć nacisk na różne aspekty systemu, dostosowane do branży.
Wybór funkcjonalności, które będą wspierać automatyzację i realizację procesów, powinien opierać się na faktycznych działaniach, ale również na możliwych zmianach – jak na przykład konieczność pracy zdalnej oraz wykorzystanie technologii mobilnych. Może to być temat na kilka spotkań z doradcą, jednak warto skorzystać z takiego wsparcia. Na bazie informacji o firmie, jej celach, oczekiwaniach i problemach, specjalista może zaproponować najlepsze możliwe rozwiązanie.
Analiza procesów biznesowych fundamentem efektywnego ERP
Skąd wiadomo, w jakie funkcjonalności powinien być wyposażony system ERP dla danej firmy? Tutaj kluczowa jest precyzyjna analiza tego, jak ta firma funkcjonuje: jakie działania są wykonywane przez poszczególne działy, nad czym konkretnie pracują pojedynczy specjaliści, jakie procesy są wykorzystywane, jak przebiega komunikacja i przesył informacji, a także w jaki sposób połączone są projekty międzydziałowe. Wiedza na te tematy pomaga wybrać opcje, które są niezbędne do usprawnienia tych wszystkich działań podejmowanych w obrębie danej organizacji.
Inwestycja w przyszłość ‒ planowanie budżetu na system ERP
„Ile mnie to będzie kosztować?” – takie pytanie prędzej czy później pojawi się w głowie każdego przedsiębiorcy, który chce wdrożyć oprogramowanie ERP w firmie. Odpowiedź, przynajmniej w początkowej fazie, nie będzie precyzyjna. Najłatwiej określić koszty wprowadzenia podstawowej wersji programu, na którą często decydują się małe firmy. Standardowy wariant oprogramowania to gotowy produkt, którego cena może zamknąć się w kwocie nawet kilkudziesięciu złotych miesięcznie w formie abonamentu. Warto jednak wcześniej wiedzieć, że system w podstawowej wersji oferuje o wiele mniej funkcjonalności– nie można go dalej rozwijać, a wprowadzanie kolejnych integracji jest problematyczne. Dużo bardziej satysfakcjonującym rozwiązaniem jest dedykowany system ERP dla firmy, w pełni elastyczny i maksymalnie dopasowany do potrzeb danego przedsiębiorstwa. Choć trzeba będzie zapłacić za niego więcej, można liczyć na zwrot tej inwestycji oraz jej opłacalność, jeśli weźmiemy pod uwagę wszystkie korzyści płynące z implementacji tego typu systemu. W Midero, oprócz tego, że przygotujemy dla Ciebie spersonalizowany system ERP, dodatkowo pomożemy Ci uzyskać dofinansowania na prace przedwdrożeniowe i wdrożeniowe, które mogą znacząco obniżyć koszt takiej inwestycji.
Dostosowany do Twoich potrzeb ‒ czas na dedykowany system ERP
W dużych firmach, w których odbywają się procesy niestandardowe lub o wyższym stopniu skomplikowania, często niezbędne jest wprowadzenie modyfikacji i indywidualnych rozwiązań. Efektem działań jest narzędzie, które w pełni zadowala klienta, gdyż spełnia oczekiwania i potrzeby jego biznesu. W tej dziedzinie nie warto oszczędzać. Często to, co wydaje się, że oszczędzimy przy wyborze ERP, trzeba wydać w późniejszym czasie, gdy okazuje się, że implementacja nowych funkcji jest konieczna.
Przed wdrożeniem systemu ERP warto skupić się nie tylko na kosztach, ale też na potencjalnych zyskach. Sprawna, zautomatyzowana obsługa procesów znacznie skraca czas ich realizacji. Zadanie, które do tej pory wymagało kilku godzin pracy grupy ludzi, może być wykonane mniejszym nakładem zasobów. Unikalny system ERP to nie tylko optymalizacja w kontekście zarządzania zasobami, ale również lepsza analiza danych i wsparcie strategicznych decyzji podejmowanych w odniesieniu do rozwoju biznesowego firmy.
Jak powstaje indywidualny system ERP?
Ten proces składa się zwykle z kilku kluczowych momentów, takich jak:
- określenie potrzeb i celów firmy ‒ analiza, która została już wcześniej wspomniana, jest pierwszym krokiem w zrozumieniu, co w firmie wymaga optymalizacji i co jej w ogóle podlega;
- utworzenie projektu systemu ‒ na tym etapie dostawca systemu ERP pracuje nad realizacją rozwiązania, które ma wpisywać się we wcześniej postawione założenia. Istniejące moduły są personalizowane, dodaje się nowe funkcjonalności, które idealnie pasują do specyfiki danej branży oraz konkretnego biznesu;
- testowanie ‒ bez tego etapu żaden porządny system ERP nie ma racji bytu. Sprawdzenie, jak działa skonstruowane narzędzie, gdzie występują błędy i co jeszcze warto usprawnić ‒ to krok na wagę złota w projektowaniu systemu ERP;
- wdrożenie ‒ końcowy etap to zintegrowanie systemu ERP w ramach całej organizacji firmowej i rozpoczęcie korzystania z niego przez wszystkich pracowników.
Jak widać, wdrożenie systemu ERP nie jest jednorazowym wydarzeniem, a kaskadą kilku istotnych kroków w całym procesie. Harmonogram kolejnych etapów wdrożenia powinien powstać na początkowym etapie. Zakres konkretnych dat może być bardzo szeroki – od kilku do nawet kilkunastu miesięcy. Dlatego tak ważne jest omówienie tematu jeszcze przed rozpoczęciem współpracy z firmą, która będzie wdrażać system ERP.
Gotowi na wdrożenie ‒ sprzęt niezbędny dla Twojego systemu ERP
Mogłoby się wydawać, że system, który ma tak kompleksowo wspomóc zarządzanie wieloma procesami w firmie, będzie wymagał bardzo rozbudowanej sieci rozmaitych urządzeń. Jednak wprowadzenie oprogramowania ERP w firmie nie wymaga specjalistycznego sprzętu. Potrzebny jest serwer, zarządzany lokalnie w przedsiębiorstwie lub wynajmowany od zewnętrznego usługodawcy. Pierwsze rozwiązanie jest często wybierane przez duże firmy, które mają dział informatyczny. W drugiej sytuacji przedsiębiorstwo ponosi dodatkowe koszty, jednak o bezpieczeństwo i wydajność serwera dba jego dostawca.
Nowoczesne systemy ERP mogą w dużym stopniu działać w chmurze, to znaczy, że są zainstalowane na serwerach dostawcy. To interesująca opcja, która obniża koszty początkowe i skraca czas wdrożenia, a przy tym zapewnia bezpieczny, mobilny dostęp do danych – warto sprawdzić, czy to rozwiązanie zadziała również w Twojej firmie.
Klucz do sukcesu? Szkolenie pracowników!
System ERP ma to do siebie, że musi być używany, by przynosić wymierne efekty. Co z tego, że zainwestujemy w najlepsze możliwe rozwiązania, kiedy pracownicy w firmie nadal będą uważać, że dotychczasowe rozwiązania były lepsze, bo… były znajome. Wiele osób z rezerwą podchodzi do zmian, w szczególności, jeśli wymagają one nauczenia się obsługi nowych narzędzi. Jest to jednak niezbędne w transformacji cyfrowej przedsiębiorstw, której przecież głównym celem jest skalowanie biznesu i wprowadzenie go na wyższy poziom efektywności i korzyści finansowych.
Szkolenia pracowników, w ramach których zaprezentowane zostaną możliwości oraz instruktaż obsługi nowego systemu ERP to nieodzowna część jego wdrożenia, na którą trzeba poświęcić tyle czasu, ile to konieczne. Po wdrożeniu musimy mieć pewność, że każdy zainteresowany wie, jak obsługiwać nowy system i stosuje to w praktyce. Tylko na takich zasadach można później badać realne wskaźniki zmian w efektywności optymalizowanych procesów.
Wdrożony system ERP ‒ i co dalej?
Ktoś mógłby pomyśleć, że wdrożenie jest finałem całego procesu. My jednak, jako specjaliści od przygotowywania efektywnych systemów ERP dla firm, powiemy: tu dopiero zaczyna się cała zabawa! Tu dopiero możesz odkryć ‒ na własnym przykładzie ‒ niezliczone możliwości systemu ERP, jego wpływ na działania podejmowane w Twoim biznesie i realne zyski ‒ czy to finansowe, czy w kwestii oszczędności czasu. Pamiętaj, że pierwsze miesiące po wdrożeniu systemu ERP to także zdobywanie wiedzy na temat tego, co jeszcze można by usprawnić oraz gdzie system ERP wymaga zmiany. Dlatego też podczas współpracy z Midero masz zagwarantowane wsparcie również po wdrożeniu systemu ERP. Nasi specjaliści są do Twojej dyspozycji i chętnie rozwiążą każde napotkane wyzwanie, by jeszcze pełniej wykorzystywać potencjał systemu ERP.
Zamawiając ERP w Midero, otrzymasz oprogramowanie skrojone na miarę potrzeb Twojego biznesu. Zapraszamy do kontaktu i umówienia się na spotkanie, w czasie którego odpowiemy na wszystkie pytania i zaprezentujemy, co jeszcze możemy zrobić dla Ciebie i Twojego przedsiębiorstwa.