System ERP służy do zarządzania różnymi procesami w firmie. To narzędzie okazuje się niezbędne w dużych przedsiębiorstwach, o złożonej strukturze działania, ale sprawdza się i ułatwia pracę również w średnich i małych firmach. Wdrożenie oprogramowania ERP to długotrwały proces, który wymaga nakładu środków – czasu, finansów, pracy. Nic dziwnego, że przedsiębiorca potrzebuje zastanowić się nad takim rozwiązaniem oraz wziąć pod uwagę argumenty przemawiające za i przeciw.
Pierwszym minusem wdrożenia systemu ERP są koszty finansowe. Celem każdego przedsiębiorstwa jest zarabianie, a więc tego rodzaju kalkulacja to podstawowa kwestia, którą trzeba uwzględnić w rachunku zysków i strat. W tym przypadku takie proste obliczenia mogą okazać się mało pomocne. Opłacalność wdrożenia oprogramowania ERP w firmie przejawia się na wielu poziomach, o których warto pamiętać podczas analizy.
System ERP w firmie – czy to się opłaca?
Już na samym początku trzeba przyjąć jedno założenie i nie traktować wdrożenia ERP w firmie jako kolejnego kosztu, ale jako inwestycję, która w dłuższej perspektywie przyniesie korzyści dla przedsiębiorstwa. Implementacja oprogramowania ERP pozwala lepiej przygotować się do zmian i wspiera rozwój – zarówno cyfrową transformację, jak i dynamiczną pracę na rzecz wzrostu.
W firmie, która nie dysponuje odpowiednimi narzędziami, zadania muszą być wykonywane przez pracowników, których czas i zdolności można wykorzystać w bardziej efektywny dla przedsiębiorstwa sposób. Automatyzacja procesów nie tylko pozwala skierować pracowników do ważniejszych zadań, ale również ogranicza błędy i przyśpiesza pracę.
Badacze analizujący sytuację firm, które korzystają z oprogramowania ERP, zwracają uwagę, że ROI, czyli wskaźnik zwrotu inwestycji, w tych przedsiębiorstwach wzrasta. W jakich obszarach konkretnie przejawia się rentowność wdrożenia systemu?
Dokładna wiedza na temat produktów i posiadanych zasobów pozwala między innymi na lepsze zarządzanie i ich wykorzystanie. Oprogramowanie pomaga unikać przestojów w produkcji oraz zmniejszyć koszty inwentaryzacji.
Na innych poziomach system daje dostęp do potrzebnych informacji pracownikom, wspiera przepływ dokumentów, poprawia komunikację, automatyzuje pracę księgowości, działu kadr i innych części firmy. Dzięki temu rośnie satysfakcja klientów i kontrahentów przedsiębiorstwa, firma staje się solidnym, godnym zaufania partnerem, a to już prosta droga do zwiększenia zysków. Nie jest to prosty rachunek, ale jasne jest, że wdrożenie oprogramowania ERP to rentowna inwestycja.
W tym przypadku pozorne oszczędności nie są dobrym planem na rozwój firmy. Używanie kilku, niezintegrowanych ze sobą programów, które dopiero razem dają dostęp do potrzebnych funkcji, z czasem okazuje się bardziej kosztowne, ze względu na czas, który tracą pracownicy, oraz spowolnienie wzrostu przedsiębiorstwa. Wybór najtańszego narzędzia również może okazać się ślepą uliczką, w której stracimy zasoby i możliwości.
Kiedy wdrożyć oprogramowanie ERP?
Czy moja firma potrzebuje systemu ERP – to pytanie w pewnym momencie zaczyna zadawać sobie wielu przedsiębiorców. Brak większych zmian i oparcie na takim samym systemie pracy od kilkunastu lat może być oznaką, że czas na wprowadzenie nowego narzędzia. Utarte zasady i reguły postępowania mogą sprawdzać się w jednej firmie, ale są mało uniwersalne i nawet mała modyfikacja lub rozszerzenie działalności „burzy” idealną (na papierze) konstrukcję. Organizacja pracy, która nie jest dostosowana do potrzeb rynku, zmniejsza konkurencyjność przedsiębiorstwa, które przestaje być liczącym się graczem. Jeśli sytuacji towarzyszy brak wzrostu obrotu lub jego spadek, tym bardziej trzeba zastanowić się nad wprowadzeniem narzędzia dostosowanego do potrzeb przedsiębiorstwa.
W każdej firmie mamy do czynienia z dokumentami i informacjami, które powinny być dobrze zorganizowane i łatwe do znalezienia. Tradycyjny system „kartkowy” jest czasochłonny, angażuje pracowników, a papiery zajmują fizyczne miejsce. Zarówno przestrzeń, jak i czas zespołu można wykorzystać lepiej. Oprogramowanie ERP ułatwia zarządzanie dokumentacją, a usprawnienie tego obszaru w firmie uwalnia zasoby – mogą być przeznaczone na wypracowanie konkretnego zysku. Rosnąca ilość dokumentów to znak, że warto wdrożyć system ERP.
System ERP pomoże uporządkować procesy biznesowe w firmie, ponieważ daje dostęp do potrzebnych danych różnym pracownikom zaangażowanym w dane zadanie. Taka wiedza pomaga podejmować lepsze decyzje biznesowe, korzystne dla firmy i klientów. Kiedy dotychczasowe narzędzie nie daje dostępu do kompletu istotnych danych – mamy kolejny sygnał, że pora na zmiany.
Przedsiębiorstwa, w których prowadzi się gospodarkę magazynową, to kolejna grupa, która może skorzystać na wdrożeniu systemu ERP. Narzędzie tego rodzaju jest wręcz niezbędne, kiedy coraz trudniej jest zarządzać stanami magazynowymi, przyjmowaniem dostaw i realizacją zamówień. Oprogramowanie ERP pozwala na przykład zapobiegać sprzedaży towaru, którego w rzeczywistości nie ma na stanie, co pomoże budować wizerunek rzetelnego dostawcy.
Midero oferuje profesjonalne wsparcie w opracowaniu dedykowanego systemu ERP dla Twojego biznesu. Umów się na spotkanie, a porozmawiamy o tym, jak usprawnić procesy w Twoim przedsiębiorstwie.
