ERP to oprogramowanie przeznaczone do zarządzania zasobami przedsiębiorstwa w wielu sferach działalności. System, który obsługuje procesy przedsiębiorstwa – takie jak na przykład dostawy, produkcja, księgowość, kadry – to jedno z podstawowych narzędzi informatycznych, które sprawdzają się w prowadzeniu biznesu. Co zyskuje przedsiębiorstwo dzięki wdrożeniu systemu ERP?
ERP automatyzuje procesy
W każdej organizacji codziennie pewne procesy powtarzają się, a ich obsługa, choć konieczna, jest uciążliwa i czasochłonna. Zasoby ludzkie i czasowe są bezcenne i mogą być lepiej wykorzystane w innym miejscu. W tego typu powtarzalnych zadaniach wysokie jest też ryzyko błędów. Wiele z tych procesów można zautomatyzować przy pomocy systemu ERP. Oprogramowanie umożliwia na przykład tworzenie raportów, monitorowanie stanów, przetwarzanie danych czy analizę. Wszystkie te procesy mogą być na bieżąco przetwarzane przez system ERP, a pracownicy w tym czasie mogą być skierowani do innych zadań. Efekty pracy oprogramowania otrzymamy szybciej niż przy ręcznej obsłudze. Pracownicy mogą w tym czasie zająć się innymi obowiązkami, a dzięki temu zespół pracuje wydajniej.
Warto też dodać, że obieg dokumentów w firmie jest bardziej płynny i pracownicy mają do nich ułatwiony dostęp. Zmniejsza się ilość pracy „papierkowej”, a potrzebna dokumentacja jest łatwo dostępna i usystematyzowana. Dotyczy to również wystawiania i księgowania dokumentów i faktur.
ERP ułatwia dostęp do danych
W systemie ERP zespół ma dostęp do dokumentów oraz wgląd w procesy w różnych obszarach. Działy, których zadania są ze sobą powiązane, w czasie rzeczywistym widzą nowe dane, mogą je na bieżąco analizować i na tej podstawie podejmować właściwe decyzje. Takie rozwiązanie sprawdzi się też w przedsiębiorstwach, które są podzielone na oddziały – wymiana informacji i współpraca przebiega sprawnie, a zespół może działać, mając pełną potrzebną wiedzę.
ERP jest elastyczny
Rozwój jest wpisany w cele większości organizacji. Firmy zmieniają się, wzrasta liczba pracowników, klientów i partnerów biznesowych, pojawiają się nowe wyzwania. Oprogramowanie ERP można dostosować do zmieniających się potrzeb przedsiębiorstwa. Wdrożony system ERP daje opcję rozszerzenia i dodania nowych funkcjonalności. Dlatego warto wziąć to pod uwagę już na etapie wyboru oprogramowania i upewnić się, że rozwiązanie można modyfikować.
ERP zwiększa bezpieczeństwo
Bezpieczeństwo danych jest niezwykle istotne, a w firmie, która chce być uznawana za rzetelnego i profesjonalnego partnera w biznesie, to jeden z fundamentów. Dobre oprogramowanie ERP ma system bezpieczeństwa, który chroni wrażliwe dane przed nieautoryzowanym dostępem i kradzieżą.
To jeden z poziomów, na którym system ERP zwiększa bezpieczeństwo organizacji. Użytkownicy narzędzia mają dostęp do funkcji udostępnionych przez administratora, co także jest formą ochrony danych.
Oprogramowanie ERP zabezpiecza przedsiębiorcę również od strony prawnej. System powinien zapewniać zgodność stosowanych rozwiązań z aktualnymi przepisami prawa.
ERP poprawia jakość obsługi klienta
Efektywna współpraca między działami oraz dostęp do pełnych informacji poprawia jakość obsługi najważniejszej osoby w firmie, czyli klienta. Narzędzia, które zapewnia oprogramowanie ERP, wpływają na terminowość realizowania zleceń dla klientów i partnerów biznesowych. Mniejsza liczba błędów, dostęp do informacji oraz skrócenie czasu realizacji przekładają się na zadowolenie i lojalność klientów, co prowadzi do wzrostu sprzedaży i pomaga zdobyć mocniejszą pozycję na rynku.
ERP pomaga prowadzić księgowość
Prowadzenie księgowości i wystawianie dokumentów finansowych „tradycyjnymi” metodami może sprawdzić się w małej firmie, ale opłaca się szukać lepszych rozwiązań. Wraz z rozwojem firmy, zwiększeniem liczby procesów i poszerzeniem zespołu, zakres pracy księgowości również staje się szerszy. Oprogramowanie ERP może pomóc zautomatyzować pracę także w tym dziale. Porządek w dokumentach finansowych jest bardzo istotny dla funkcjonowania firmy – warto znaleźć narzędzie zapewniające łatwy i przejrzysty dostęp do dokumentacji. System ERP ułatwia też rozliczenia związane z kwestiami kadrowo-płacowymi.
ERP wspiera logistykę
Dobre narzędzie upraszcza monitorowanie zasobów firmy. Dlaczego to takie ważne? Przy pełnej kontroli zasobów, szczególnie przy kilku magazynach, jasne jest, czy firma nie gromadzi zbyt dużych zapasów – można wtedy „uwolnić” jej zasoby i zwiększyć płynność finansową. Oprogramowanie ERP wspiera te procesy, ale nie tylko. Posłuży też do optymalizacji produkcji, lepszego zarządzania pracą oraz stałymi środkami i zasobami – czyli pomoże zaplanować niezbędne serwisy sprzętu.
ERP oszczędza czas i pieniądze
Oprogramowanie ERP, dobrane do struktury i potrzeb firmy, pozwoli na lepsze wykorzystanie zasobów. Oczywiście system nie zrobi wszystkiego, jednak pod wieloma względami odciąży kierownictwo i pracowników różnych działów w procesach, które oprogramowanie jest w stanie przeprowadzić szybciej i lepiej. Klucz do sukcesu? Wybrać i wdrożyć właściwe oprogramowanie ERP!