System ERP (ang. Enterprise Resource Planning) to oprogramowanie, które zapewnia wysoki poziom integracji i automatyzacji zarządzania przedsiębiorstwem. Celem wprowadzenia systemu ERP jest zwiększenie zysków finansowych.
Zastosowanie systemu ERP
Inne powody, dla których używa się systemu ERP, to przede wszystkim:
- poprawa efektywności operacyjnej,
- zmniejszenie kosztów,
- zapewnienie lepszej obsługi klienta,
- zwiększenie wydajności pracowników.
Jest to możliwe poprzez:
- automatyzację procesów ręcznych,
- dokładniejsze systemy zarządzania danymi
- lepszą widoczność kluczowych wskaźników wydajności (KPI).
Systemy ERP są zwykle dostosowane do średnich i dużych organizacji, z więcej niż jednym oddziałem lub jednostką biznesową. Oczywiście mniejsze firmy mogą również z nich korzystać, eliminując tym samym konieczność zlecania zarządzania infrastrukturą IT podmiotom zewnętrznym, co zmniejsza koszty prowadzenia działalności.
Jak działa system ERP?
Oprogramowanie wspierające zarządzanie przedsiębiorstwem korzysta z jednej bazy danych. Integracja informacji pomiędzy poszczególnymi działami jest niezwykle ważna, jako że wpływa na jakość zarządzania i współpracy pomiędzy pracownikami oraz stwarza warunki do automatyzacji procesów. Brak synchronizacji pomiędzy poszczególnymi programami skutkuje pracą w oparciu o nieaktualne dane, co prowadzi do znaczących błędów. Wykorzystanie oprogramowania ERP daje dostęp do baz danych na bieżąco, jako że tego typu narzędzie jest często zintegrowane z innymi platformami i systemami, na przykład systemem CRM. Klient może zintegrować ERP z aplikacją mobilną lub usługami w chmurze, aby pracownicy mieli dostęp do informacji z dowolnego miejsca na świecie. Zaletą tego typu narzędzia jest również prostota obsługi, którą zapewnia przejrzysty interfejs.
Przykłady wykorzystania systemu ERP w marketingu
Zintegrowany system zarządzania przynosi duże korzyści nawet w tych dziedzinach, które mają bardziej kreatywny, mniej zautomatyzowany charakter, takich jak na przykład marketing. Oto przykłady najważniejszych korzyści wdrożenia tego typu narzędzia w zakresie działań marketingowych:
- Sprawne zarządzanie kontaktami, a więc wszystkimi zewnętrznymi jednostkami, z którymi firma wchodzi w interakcję (wyłączając pracowników); mogą to być zatem zarówno klienci, jak i kontrahenci czy konsultanci. Każdy kontakt można sklasyfikować według odpowiednich kryteriów. Zbiór kontaktów jest zintegrowany z obszarem sprzedaży, co pozwala przykładowo automatycznie generować spersonalizowane oferty dla klientów.
- Sprawna organizacja kampanii. Mianem “kampanii promocyjnej” są nazywane wszystkie działania sprzedażowe, do których wykorzystuje się posiadane kontakty. System ERP umożliwia seryjne tworzenie i wysyłanie różnego rodzaju dokumentów do głównych odbiorców, zdefiniowanych na podstawie określonego segmentu. Wiadomość może być odpowiednio skonfigurowana, na przykład na podstawie profilu użytkownika lub preferowanej przez niego wersji językowej.
- Rejestracja interakcji z kontaktami. Narzędzie pozwala na zapisywanie wszystkich interakcji, w jakie dana firma wchodzi z posiadanymi kontaktami, w tym między innymi konwersacji poprzez email, czat, telefon, a nawet listy, co umożliwia tworzenie tzw. dzienników interakcji. Poszczególne funkcjonalności umożliwiają również szybkie skontaktowanie się z daną osobą. Przykładowo, aby wykonać telefon lub wysłać e-maila, wystarczy wybrać jeden przycisk.
Rozwiązania dostosowane do własnych potrzeb
Wartą wyszczególnienia właściwością systemów ERP jest ich elastyczność. Użytkownik może dokonywać samodzielnej konfiguracji narzędzi poprzez dodawanie nowych funkcji oraz integrację z innymi środowiskami. Zapewnia to dużą swobodę zwłaszcza w momencie wystąpienia jakichkolwiek zmian w sposobie działania przedsiębiorstwa. Narzędzia ERP nadążają za rozwojem firm, a w razie potrzeby wspierają zmianę dotychczasowego kierunku.
Jak zaplanować wdrożenie systemu ERP? Najważniejsze etapy
Proces wdrożenia zintegrowanego systemu zarządzania składa się z sześciu kluczowych etapów:
- diagnozy,
- analizy,
- projektu,
- budowy,
- uruchomienia,
- działania.
Na samym początku należy określić wymagania co do systemu, przeanalizować je, stworzyć wstępną koncepcję, a następnie przejść etap negocjacji i w końcu podpisać umowę z profesjonalistami, którzy zajmą się wdrożeniem.
Etap analizy opiera się na sprawdzeniu wymagań biznesowych, dostępnej infrastruktury oraz stworzeniu wymagań co do migracji danych.
Kolejny krok stanowi projekt, a więc konfiguracja narzędzi, ich testowanie oraz instalacja.
Budowa systemu polega na wprowadzeniu ostatniej modyfikacji przed jego uruchomieniem. Następnie niezbędne jest przeprowadzenie szkoleń dla pracowników oraz testów samego oprogramowania, między innymi w zakresie wydajności. Po uzyskaniu pozytywnej informacji zwrotnej przeprowadzana jest ostateczna migracja danych.
Etap działania skupia się przede wszystkim na wsparciu powdrożeniowym i wprowadzeniu ewentualnych zmian w celu optymalizacji narzędzi. Więcej informacji na temat wdrażania systemu ERP udzielą Państwu nasi pracownicy. Zapraszamy do kontaktu!