Dziś o tym, dlaczego oba systemy, których wdrożenie oferujemy naszym klientom biznesowym – CRM oraz ERP – warto zintegrować ze sobą. Co daje to rozwiązanie? Komu przyda się najbardziej? Czy używając jednego oprogramowania, koniecznie trzeba inwestować w drugie?
CRM, czyli system zarządzania klientami, to rozbudowane narzędzie, które służy do kompleksowej obsługi kontrahentów na różnych poziomach. System zapewnia pracownikom dostęp do informacji potrzebnych w komunikacji z partnerem biznesowym, żeby utrzymać obsługę klienta na wysokim poziomie i zdobyć jego lojalność.
Rozbudowane systemy CRM dają pracownikom firmy możliwość korzystania z wielu funkcji – przede wszystkim mogą mieć dostęp do bazy klientów, z pełnym kompletem informacji o nich. Z kolei dział kadr oraz kierownictwo, dzięki systemowi CRM, mogą kontrolować efektywność pracowników w realizacji zadań i celów.
W codziennej pracy przedsiębiorstwa często wykorzystują również oprogramowanie ERP, czyli narzędzie do planowania zasobów przedsiębiorstwa. System obejmuje i łączy działania różnych działów w firmie, takich jak na przykład magazyn, sprzedaż czy księgowość – wszystko po to, aby zwiększyć efektywność, zautomatyzować pracę, uniknąć błędów oraz wspierać rozwój przedsiębiorstwa.
Dlaczego warto zintegrować CRM z ERP?
Obydwa narzędzia często są wdrażane niezależnie od siebie. W związku z tym w firmie funkcjonują dwa różne systemy, często dość rozbudowane. Dobrym pomysłem jest więc zintegrowanie ze sobą tych narzędzi, aby uzyskać pełny obraz sytuacji w przedsiębiorstwie i połączyć ze sobą wszystkie procesy. Firmy, które na poważnie myślą o rozwoju, powinny szukać narzędzi i korzystać z nowoczesnych technologii, aby zdobyć przewagę konkurencyjną na rynku. Integracja oprogramowania CRM i ERP, czyli systemu do zarządzania klientami z systemem do zarządzania zasobami, może okazać się ważnym krokiem na drodze do sukcesu. Integracja tych narzędzi umożliwia szybką wymianę danych o produktach, finansach i partnerach biznesowych. Z ERP do CRM przechodzą informacje o produktach, kosztach i stanach magazynowych, z kolei z CRM do ERP trafiają komunikaty o zamówieniach. To duża oszczędność czasu i sposób, aby pracownicy działali skuteczniej.
Jakie możliwości daje integracja CRM i ERP?
Przedsiębiorstwo, które zdecyduje się na połączenie systemów, może liczyć na wiele korzyści. Na tej zmianie skorzystają wszystkie działy firmy, przede wszystkim sprzedaż oraz obsługa klienta, ale rozwiązanie pozwoli także przyśpieszyć realizację zamówień na produkty i usługi oraz ułatwi pracę księgowości.
Po integracji lista kontrahentów oraz towarów i usług zostanie automatycznie zaimportowana z ERP, bez konieczności ręcznego wprowadzania danych. W drugą stronę – z CRM do systemu handlowego zostanie wyeksportowana lista nowych klientów, razem z ich pierwszym zamówieniem. Przesłane dane będą zawierać komplet niezbędnych informacji – nazwę kontrahenta, jego dane adresowe, numer NIP oraz ustalenia dotyczące formy współpracy. Zamówienia z CRM będą w automatyczny sposób przesyłane do ERP. Warto wiedzieć, że do systemu handlowego trafiają aktywni klienci, którzy rzeczywiście składają zamówienia – lista potencjalnych partnerów pozostanie w systemie CRM. Już pisaliśmy o tym, że ERP szczególnie przydaje się w firmie produkcyjnej. Zamówienia zbierane „w terenie” przez handlowców mogą być przesyłane do systemu na bieżąco – a centrala i magazyn rozpoczną procedury, aby zamówienie jak najszybciej trafiło do klienta. W ten sposób firma zyskuje kilka godzin. Przy okazji – zmniejsza się prawdopodobieństwo błędów, spowodowanych przez ręczne wprowadzanie zamówień.
Połączenie systemów da pracownikom firmy podgląd stanów magazynowych, które są dostępne w oprogramowaniu ERP. Dzięki temu zespół działu handlowego może proponować klientom towary, które są aktualnie na stanie – a to przyśpieszy realizację zamówień. Po integracji dostępne będą również rozliczenia z partnerami biznesowymi, a także ceny i rabaty indywidualnie przypisane do klientów w systemie handlowym.
Na integracji systemów ERP i CRM skorzystają też pracownicy, którzy pracują z fakturami i paragonami. Zyskają dostęp do dokumentów wygenerowanych w systemie handlowym. Integracja umożliwia dokładną analizę sprzedaży, na podstawie wystawionych faktur, z uwzględnieniem klientów, wartości lub innych, wybranych parametrów. Kontrola rozliczeń oraz znalezienie kontrahentów, którzy mają zaległe płatności może być bardziej skuteczna.
Wiele procesów obsługiwanych przez systemy CRM i ERP po integracji jest wykonywanych w czasie rzeczywistym. Są też zadania ważne, ale mniej pilne, takie jak na przykład zmiany w dokumentach lub w opisach produktów. Tutaj zwykle działa tak zwana integracja czasowa, która odbywa się o ustalonej porze w ciągu dnia.
Ciekawym rozwiązaniem jest opcja ”rozbudowy” integracji. Jeśli zakres standardowych rozwiązań nie odpowiada potrzebom przedsiębiorstwa, można ją rozszerzyć o dodatkowe funkcjonalności. W Midero chętnie podejmiemy się tego zadania. Jedną z ciekawych funkcji jest mobilny dostęp do systemów – staje się to coraz bardziej potrzebne i oczekiwane przez klientów, a dodatkowo rozszerza możliwości rozwoju firmy.
Integracja CRM i ERP, o ile zostanie przeprowadzona w prawidłowy sposób, z uwzględnieniem potrzeb konkretnego przedsiębiorstwa, usprawni wewnętrzne i zewnętrzne działania firmy.