W większości firm i organizacji mamy do czynienia z wieloma procesami, które często bywają nieco skomplikowane. Aby przedsiębiorstwo działało sprawnie i skutecznie, trzeba w odpowiedni sposób tymi procesami zarządzać. Podstawą procesów w firmie są oczywiście ludzie, potrzebują oni jednak odpowiednich narzędzi.
Jak połączyć pracę różnych jednostek i działów w obrębie organizacji, żeby współpraca wewnątrz firmy i z partnerami biznesowymi przynosiła dobre rezultaty? Warto postawić na rozwiązanie, które połączy kilka obszarów – takim narzędziem jest oprogramowanie ERP. System informatyczny ERP służy do zarządzania przedsiębiorstwem, w oparciu o automatyzację procesów, szeroki dostęp do danych, optymalizację działań, zmniejszenie liczby błędów i współpracę między działami. Warto też wiedzieć, że dobry system ERP jest elastyczny i ma możliwość rozbudowania o kolejne moduły, dostosowane do aktualnych potrzeb rozwijającej się firmy.
System ERP – co może zyskać firma?
Wdrożenie systemu ERP to czasochłonny proces, na który trzeba poświęcić zasoby finansowe i kadrowe, a przede wszystkim czas. To kosztowna, ale opłacalna inwestycja, ponieważ już od samego początku można dostrzec, jakie korzyści dla firmy daje prawidłowo wdrożone oprogramowanie ERP.
- Podstawową korzyścią jest wspólna baza danych dostępna dla pracowników przedsiębiorstwa. To duże ułatwienie, zarówno podczas pracy w firmie, jak i w trakcie działań z partnerami biznesowymi. Nie ma potrzeby wymiany telefonów i wiadomości, ponieważ pracownik ma szybki wgląd w potrzebne informacje i dokumenty. To oszczędza czas i pomaga lepiej organizować pracę oraz buduje profesjonalne wrażenie we współpracy z klientami. Z kolei szybka realizacja przekłada się na wyższy poziom obsługi klienta i jego zadowolenie – na takiej współpracy zyskują obydwie strony! Dodatkowo ERP pozwala na generowanie raportów, z których można wyciągnąć przydatne wnioski.
- Na wdrożeniu systemu ERP skorzysta również logistyka firmy. Oprogramowanie jest pomocne przy zarządzaniu zapasami i przestrzenią magazynową. W ten sposób firmy unikają zastojów, kontrolują stany magazynowe oraz optymalizują koszty. W przedsiębiorstwach produkcyjnych oprogramowanie ERP wspiera zarządzanie produkcją – na przykład przez tworzenie harmonogramów i kalkulacji.
- Dobre oprogramowanie będzie wspierać pracę księgowości, między innymi dzięki automatyzacji i aktualizacji zgodnie z najnowszymi przepisami, a także zarządzanie zasobami ludzkimi. Księgowość i sprawy kadrowe nie są bezpośrednio związane z działalnością zarobkową większości firm, ale ich efektywna obsługa staje się coraz ważniejsza i bardziej skomplikowana, kiedy przedsiębiorstwo się rozwija.
- Najważniejszą, najmocniejszą zaletą wdrożenia systemu ERP jest komunikacja wewnątrz całej firmy. Współpraca w obrębie różnych działów jest bardziej efektywna, a to istotny czynnik, kiedy przedsiębiorstwo chce spełniać swoje cele.
Czy to czas na ERP w mojej firmie?
Pytanie o wdrożenie systemu ERP warto sobie zadać, a następnie przygotować dokładną analizę aktualnej sytuacji i potrzeb firmy oraz przemyśleć, jakie są plany na przyszłość. Wprowadzenie oprogramowania w przedsiębiorstwie nie jest proste ani szybkie – to nie jest kwestia kilku dni, raczej trzeba mieć na uwadze perspektywę kilku tygodni, czasem miesięcy. Po znalezieniu odpowiedzi na te pytania niezwykle istotną sprawą jest znalezienie dostawcy, który przeprowadzi przedsiębiorstwo przez proces, a następnie zaoferuje wsparcie po wdrożeniu systemu ERP. Solidny partner to klucz do sukcesu – warto więc bazować na dobrych opiniach innych klientów, żeby wybrać firmę godną zaufania, taką jak nasza.
Wielkość firmy często opisujemy liczbą pracowników. W przypadku, gdy ktoś prowadzi jednoosobową działalność lub zatrudnia jedną, dwie osoby, organizacja działań w obrębie firmy nie wydaje się skomplikowana. Jednak każdy kolejny pracownik, czy dział zwiększają liczbę procesów, a wiele czynności zajmuje zbyt wiele czasu, by mogły być realizowane „ręcznie”. Razem z rozwojem firmy rośnie liczba zadań do wykonania – system ERP pozwoli automatyzować i przyśpieszyć procesy. Dlatego przede wszystkim przedsiębiorca, który planuje rozbudowę, powinien rozważyć wprowadzenie oprogramowania ERP. Taki krok może być dla niego elementem szeroko rozumianej transformacji cyfrowej, w przeprowadzeniu której także może pomóc agencja Midero.
Oczywiście, dostępne są też systemy odpowiednie dla małych firm i nic nie stoi na przeszkodzie, aby mniejsze przedsiębiorstwa korzystały z tego typu narzędzia.
Firmy korzystają czasem z innych rozwiązań do zarządzania. Może okazać się, że działający system przestał spełniać swoje zadania i zamiast wspierać, blokuje dalsze postępy. To sygnał, że czas na zmiany, które otworzą firmę na nowe możliwości.
Błędy, które zaburzają pracę przedsiębiorstwa to kolejny argument. Brak odpowiednich narzędzi może prowadzić do pomyłek, a brak automatyzacji procesów daje pole do ludzkich błędów. W firmie są one uciążliwe dla wszystkich partnerów biznesowych, w tym dla najważniejszej osoby – klienta. Przez dużą liczbę błędów do przedsiębiorstwa trafi mniej klientów, czyli mniej pieniędzy. Jako rozwiązanie tego problemu warto wziąć pod uwagę oprogramowanie ERP.