Spotykane przez nas na każdym kroku popularne RODO to rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE). W związku z wszechobecnym przetwarzaniem danych osobowych w dokumencie z 2016 roku zawarto ustalenia pomagające chronić interesy obywateli. Skonstruowano również przepisy o swobodnym przepływie owych danych osobowych, które go nie ograniczają ani nie zakazują, lecz poprawiają bezpieczeństwo.
O jakie przetwarzanie i dane osobowe chodzi?
Przetwarzanie należy rozumieć jako wykonywanie operacji na zbiorach lub pojedynczych danych osobowych. Do takich działań możemy zaliczyć już samo zbieranie, utrwalanie i porządkowanie, ale także akcje ingerujące w informacje, takie jak modyfikowanie, usuwanie czy niszczenie. RODO skupia się na wszelkich informacjach dotyczących danej osoby, którą można zidentyfikować. Dopasowania do konkretnego człowieka można dokonać dzięki identyfikatorom, takim jak m.in. imię i nazwisko, dane lokalizacyjne czy tożsamość psychiczna, fizyczna lub ekonomiczna.
Czy można przetwarzać dane osobowe?
Według powstałego prawa UE można przetwarzać informacje o osobach, jednak tylko w przypadkach, kiedy zostanie spełniony co najmniej jeden z poniższych warunków:
- użytkownik wyrazi zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w określonych celach;
- dane dotyczą osoby, która jest stroną w umowie, a do sporządzenia tejże umowy służą dane;
- przetwarzanie jest konieczne, aby chronić żywotne interesy osoby, której dotyczą te informacje.
W poszczególnych krajach przepisy mogą się różnić, gdyż Unia Europejska dopuszcza, aby państwa członkowskie wprowadzały bardziej szczegółowe instrukcje na terenie swoich krajów.
Warunki wyrażenia zgody
W przypadku, kiedy zbieramy dane na podstawie zgody użytkownika, musimy zapisać takie informacje w naszej bazie, aby móc wykazać, że ta konkretna osoba, której dotyczą dane, faktycznie zgodziła się na ich przetwarzanie. Jeżeli zgoda dodatkowo dotyczy innych kwestii, konieczne jest oddzielenie tematu przetwarzania informacji osobowych, tak aby się wyróżniał i był sformułowany językiem zrozumiałym dla wszystkich odbiorców. Osoba, której dotyczy zgoda, ma prawo do jej anulowania w dowolnym momencie. Rezygnacja ze zgody powinna być tak łatwo dostępna, jak jej akceptacja. Przetwarzanie wykonywane w czasie między zatwierdzeniem a wycofaniem zgody jest w pełni zgodne z prawem i osoba, której dane dotyczą, nie może się ubiegać o żadne roszczenia z tego powodu.
Formularze kontaktowe
Oprócz zakładki kontakt z danymi do komunikacji takimi jak numer telefonu czy email dobrą praktyką pozyskiwania kontaktów poprzez własną stronę internetową jest posiadanie formularza kontaktowego. W wielu przypadkach wypełnienie formularza jest wygodniejsze dla użytkownika niż rozmowa telefoniczna czy wysłanie wiadomości poprzez email. Zainteresowany nie musi dostosowywać się do określonych godzin pracy obsługi telefonicznej w firmie, a zyskuje pełną swobodę w czasie, w którym może podjąć akcję. Dodatkowo użytkownik, podczas pierwszego kontaktu, wszystkie czynności wykonuje z poziomu strony, na której się znajduje, a więc nie musi się logować na swoim mailu, tworzyć nowej wiadomości i wpisywać konkretnego adresu firmy. Dzięki tym dogodnościom możliwe jest zwiększenie liczby pozyskiwanych kontaktów, co z kolei prowadzi do osiągania określonych celów w przedsiębiorstwie.
Jak stworzyć skuteczny formularz?
W większości przypadków skuteczny formularz jest przede wszystkim krótki. Dobrze jest zamieszczać i zbierać tylko niezbędne informacje o użytkowniku. Duża liczba zapytań nie jest dobrze odbierana przez potencjalnych klientów i może ich zniechęcić do wypełnienia formularza, a poza tym nie wszystkie informacje są wartościowe dla naszego biznesu. Należy także zadbać o oprawę graficzną spójną z naszą stroną oraz poprawne działanie formularza. Błędy i potrzeba ponownego wypełniania pól może być irytująca dla użytkownika, co z kolei prowadzi do zaniechania kolejnych prób. Warto zadbać także o nasz komfort pracy: aby nie musieć przeglądać pustych zgłoszeń, dobrze umieścić obowiązkowe pola do wypełnienia, przez co będą trafiać do nas tylko wartościowe wiadomości.
RODO a formularze kontaktowe
Aby zbieranie informacji o użytkowniku, poprzez formularz kontaktowy, było zgodne z obowiązującym prawem, niezbędna jest zgoda na przetwarzanie danych osobowych. Użytkownik musi być poinformowany, kto będzie wykorzystywał przesłane dane, w jakim celu i w jakim zakresie. Jednym z najlepszych sposobów na potwierdzenie zgody przez osobę zainteresowaną jest zamieszczenie, w widocznym miejscu, opisu zgody wraz z interaktywnym polem wyboru.
